ČUVANJE DOKUMENTACIJE U ARHIV DEPOIMA ADS-a

Fizičko arhiviranje dokumentacije podrazumijeva kompletno izmještanje arhive klijenata u arhivske depoe ADS-a.

Poslovna dokumentacija se arhivira u skladištu opremljenom po ISO standardima za čuvanje dokumentacije. Arhiviranje dokumentacije vrši se u obezbijeđenim objektima: 24h video nadzor i fizičko obezbjeđenje, pojedinačna skladišta do 150m² max, bez vodovodnih instalacija, sa protivpožarnim vratima, kontrolom pristupa, senzorima vibracije na zidovima, detektorima dima, sistemom za gašenje požara, specijalnim osvetljenjem, detektorima vlage….

Fizičko arhiviranje dokumentacije koje organizuje, planira i izvršava Infinity ADS podrazumijeva:

• Transport, prijem, skladištenje i čuvanje arhivske/dokumentarne građe u depou Infinity ADS;
• izdavanje na privremenu upotrebu arhivske/dokumentarne građe iz depoa po utvrđenim procedurama i zahtjevima ovlaštenih lica;
• praćenje propisa iz oblasti arhiviranja dokumentacije i u skladu sa istim davanje prijedloga i sugestija za usklađivanje internih akata i procedura;
• predlaganje izmjena i dopuna uputstava i drugih akata, a u skladu s kojim se vrši uređivanje, odlaganje, arhiviranje i drugo postupanje sa dokumentacijom

Uštede koje se postižu ovom uslugom:

• Oslobađaju se poslovni prostori (kancelarijski i skladišni), a koji se mogu iskoristiti u druge svrhe
• Nema ulaganja u police
• Nema ulaganja u sisteme tehničke zaštite – vatrodojave, sistemi za gašenje požara i dr.
• Nestaju problemi stalnog preseljavanja dokumentacije sa jedne lokacije na drugu
• Nema potrebe za pretragom dokumentacije i odlaženja do arhive
• Nema potrebe za proširenjem arhivskog prostora svake godine

Omogućavamo Vam da dokumentacija neophodna za Vaše uspješno poslovanje bude arhivirana na sigurnom mjestu, a da Vam po potrebi bude dostavljena u roku od 15 minuta u elektronskom obliku putem fax-a ili e-maila ili fizički u roku od 120 minuta na teritoriji Banjaluke, dok se dostava na teritoriji BiH obavlja najkasnije u roku od 24h.

Aplikacija za upravljanje arhivom – eDepo

Svaka se arhivska jedinica sa dokumentima registruje u eDepo informacionom sistemu,

Arhivskim jedinicama se dodeljuje jedinstveni identifikacioni broj (bar kod) koji omogućava brzo pronalaženje traženog dokumenta.

Klijentima koji koriste eDepo aplikaciju putem računara ili smart uređaja, omogućeno je:

Uvid u popis arhivskih jedinica (registratori, fascikli, kutije…)

• Lokacija smještaja arhivskih jedinica u arhivama (broj depoa, stalaže i police)
• Kreiranje zahtjeva za dostavu dokumentacije
• Automatsko kreiranje prijedloga bezvrijedne građe kojoj su istekli rokovi čuvanja
• Informacija o dostupnosti slobodnog prostora u arhivi
• Uvid u kretanje dokumentacije (ko je i kad izdao dokumentaciju na revers i kome)

Sistem se može koristiti za vođenje dokumentacije smještenoj u vašim ili našim depoima.